Auf die Plätze, fertig, los! – Der Projektstart

Der Projektstart ist die erste Phase des klassischen Projektablaufes wie man ihn aus der Theorie kennt und bezieht sich auf den vorläufigen Projektauftrag. Um ein Projekt richtig zum Laufen zu bringen, müssen verschiedenste Thematiken erledigt werden. Der Projektstart bietet dabei die Basis für den gesamten Projekterfolg und dient zur Beantwortung folgender Fragen:

  • Welche Leistungen müssen im Projekt erbracht werden?
  • Welche Termine müssen im Projekt eingehalten werden?
  • Welche Kosten entstehen im Projekt und wie viele Ressourcen stehen zur Verfügung?

Wesentliche Phasen des Projektstarts lt. IPMA sind neben der Kommunikation zwischen Auftraggeber*in und Projektleiter*in, die Abgrenzung, Kontextanalyse, sowie der Projektstrukturplan. Ein guter Projektstart sorgt für klare Verhältnisse zwischen Auftraggeber*in, Projektleiter*in und allen weiteren Projektbeteiligten.

Projektabgrenzung und Projektkontextanalyse

In der ersten Phase des Projektstartes wird im Zuge der Projektabgrenzung der Starttermin und das Startereignis sowie der Endtermin und das Endereignis festgelegt und so die Projektdauer ermittelt. Außerdem werden Ziele, Nicht-Ziele, die Projektphasen sowie das Budget definiert und festgelegt. Des Weiteren wird die Projektorganisation gebildet und dargestellt.

In der Projektkontextanalyse werden Vor- und Nachprojektphase beschrieben, eine Analyse aus Zusammenhängen zu anderen Projekten, Unternehmensstrategien und Aufgaben durchgeführt sowie die Stakeholder aufgelistet.

Kontextanalyse und Projektabgrenzung sorgen für einen groben Projektüberblick und bieten Basis für die Detailplanung.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan, kurz PSP, ist eines der wichtigsten Tools im Projektmanagement und wird ab der Erstellung bis zum Projektabschluss zur gesamten Projektplanung herangezogen. Er gliedert alle Arbeitspakete in die Projektphasen, die zuvor in der Projektabgrenzung definiert wurden. Neben den Arbeitspaketen werden hier auch Meilensteine vergeben. Die Arbeitspakete sowie Meilensteine werden durchnummeriert und die Meilensteine zur besseren Übersicht optisch hervorgehoben. Für jedes Arbeitspaket wird außerdem ein oder eine Arbeitspaketverantwortliche*r definiert.

Stellt sich die Erstellung eines Projektstrukturplans schwieriger als erwartet heraus, kann ein Ergebnisplan eine gute Abhilfe sein. Dabei werden alle aus dem Projekt erforderlichen Ergebnisse aufgelistet. Im Projektstrukturplan können Sie anschließend Arbeitspakete definieren die zur Erfüllung dieser Ergebnisse notwendig sind. Kontrollieren Sie am Ende, ob mit dem Projektstrukturplan alle Ergebnisse erreicht werden können.

In der Praxis hat sich die Erarbeitung des Projektstrukturplanes im Workshop-Setting bewährt. Beim Arbeiten mit post-it können Fehler leicht behoben und Arbeitspakete jederzeit verschoben werden. Erst am Schluss ist es sinnvoll, den PSP in eine Reinschrift überzuführen, oder Sie arbeiten ausschließlich mit der post-it–Variante, wenn es Ihre Projektsituation erlaubt.

Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung

Auf Basis der im Strukturplan definierten Arbeitspakete wird eine Aufwandsabschätzung je Arbeitspaket sowie ein Zeitplan erstellt. Zur besseren Darstellung wichtiger Termine ist ein Meilensteinplan empfehlenswert. Dauer und Termine von Arbeitspaketen lassen sich mit Hilfe eines Balkenplans darstellen, Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen können mit dem Netzplan visualisiert werden. Mit Hilfe eines Kostenplans kann der Projektleiter das Projektbudget im Auge behalten. Hier werden die Kosten je Arbeitspaket definiert und den jeweiligen Kostenarten (Personal, Material, Fremdleistungen,…) zugeordnet.

Ein Ressourcenplan dient der Auflistung der Ressourcen je Arbeitspaket, verteilt auf die Ressourcen-/Personalarten (Rollen).

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