Meeting-Plage

Arbeitszeitvernichtung durch ineffiziente Meetings

Meetings sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Menschen. Sie dienen dazu, Projekte voranzutreiben, Probleme zu besprechen und Entscheidungen zu treffen. Doch oft werden Meetings abgehalten, ohne dass sie wirklich notwendig sind. Dies ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch eine echte Belastung für die Arbeitszeit und die Produktivität der Beteiligten.

Durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice hat auch die Zahl an kürzeren Eins-zu-Eins Meetings stark zugenommen. Grund dafür sind fehlende andere Interaktionsmöglichkeiten. Zudem lassen sich in einer Videokonferenz sehr leicht Leute zuschalten. Dadurch häufen sich Klagen über eine zu große Teilnehmerschaft, überflüssige Wortmeldungen und mangelnde Struktur.

Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto weiter können Verantwortlichkeiten verteilt werden.  Eine Führungskraft muss deshalb nicht den gesamten Stab in ein Meeting miteinbeziehen. Entweder entscheidet die Führungskraft selbst oder überträgt die Entscheidung an einen Mitarbeiter. Zudem ist es ein offenes Geheimnis, dass Politik-, Macht- und Kompetenzgerangel eine ebenso große Rolle spielen wie das eigentliche Thema der Besprechung.

Ein weiterer Punkt der unbestritten ist: Ineffiziente Meetings sind teuer und halten von der Arbeit ab. Führungskräfte betrifft dieser Punkt besonders, da sie viel Arbeitszeit in unterschiedlichen Meetings verbringen und gleichzeitig hohe Personalkosten erzeugen. Das ist nicht effizient, denn sie sollten ja auch inhaltlich arbeiten und brauchen Zeit, um Ihre Teams zu führen.

4 Tipps für Ihr nächstes Meeting

1. Klare Ziele und Agenda: Bevor das Meeting beginnt, sollte klar definiert werden, welche Ziele mit dem Meeting erreicht werden sollen und welche Themen besprochen werden. Eine Agenda hilft dabei, das Meeting auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt werden.
2. Timeboxing: Um sicherzustellen, dass das Meeting nicht zu lang wird und sich in die Länge zieht, sollten Zeitlimits für jeden Tagesordnungspunkt festgelegt werden. Durch Timeboxing wird sichergestellt, dass das Meeting nicht in die Länge gezogen wird und sich in unnötigen Details verliert. Es hilft auch, sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und dass genügend Zeit für jeden Tagesordnungspunkt zur Verfügung steht.
3. Aktive Beteiligung: Um ein erfolgreiches Meeting zu gewährleisten, ist es wichtig, dass alle Teilnehmer aktiv an der Diskussion teilnehmen. Dies kann durch den Einsatz von Fragen, die an alle Teilnehmer gestellt werden, oder durch die Ermutigung zur Diskussion erreicht werden.
4. Meeting-Protokoll erstellen: Um bei den Diskussionen und Meinungen nicht den Überblick zu verlieren, hilft ein Besprechungsprotokoll. Deswegen sind Meeting-Protokolle essenziell, damit Meetings auch in Aktionsplänen umgesetzt werden und damit ein transparenter Entscheidungsfindungsprozess gewährleistet ist.

Fazit

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags, tragen jedoch in unangemessenen Mengen zur Arbeitszeitvernichtung bei. Durch gezielte Planung und Durchführung von Meetings, kann jedoch sichergestellt werden, dass die Arbeitszeit effektiv genutzt wird und unnötige Meetings vermieden werden.