Prozessmanagement – Prozesse sind der Kleber, der ein System zusammenhält

Prozesse – Was steckt dahinter?

Ein Prozess ist laut Normdefinition (DIN EN ISO 9001:2015) ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet. Ein Prozess unterscheidet sich jedoch grundlegend von einfachen Ablauffolgen oder Tätigkeitsbeschreibungen. Einerseits in der Definition an sich – Prozesse haben einen Anfang und ein Ende, einen definierten In- und Output und sind eine sich wiederholende Tätigkeit. Andererseits aber im Umgang – Prozesse werden aktiv gesteuert, sind einem Eigentümer zugeordnet und haben vorgegebene Ziele inklusive Bewertungsgröße.
Durch aktives Prozessmanagement kann die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens erhöht und ein effektiver und effizienter Ablauf gestaltet werden, welcher die Erfüllung der geforderten Anforderungen reibungsfrei gewährleisten kann.  Das Prozessmanagement umfasst die Planung, Umsetzung, Steuerung und gezielte Optimierung aller Unternehmensprozesse. Der Fokus liegt dabei auf der Erhaltung bzw. Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bei gleichzeitiger Berücksichtigung aller Wirkungszusammenhänge.

NOT the same procedure every year…

Um Prozessmanagement erfolgreich umsetzen zu können, bedarf es einiger Schritte und Maßnahmen. Im ersten Zug sollten alle prozessrelevanten Daten zusammengetragen werden. Transparenz und Information sind hier ein wesentlicher Faktor. Anschließend muss das konkrete Ziel des Prozesses definiert und Maßnahmen bzw. Kennzahlen zur Zielüberprüfung festgelegt werden. Darauf folgt eine umfassende Analyse des derzeitigen Ist-Zustandes. Meist wird der Prozess „ja schon so irgendwie“ durchgeführt, aber ohne klare Vorgaben, Ziele und der notwendigen Transparenz. Aufbauend auf der Ist-Darstellung erfolgt die Festlegung eines Soll-Prozesses. Wesentlich hierbei ist die Betrachtung aller Schnittstellen und Wechselwirkungen. Die größte Herausforderung ergibt sich jedoch aus der praktischen Umsetzung des definierten Ablaufes. Es ist mehr als eine einmalige Handlung notwendig, es benötigt Motivation, Veränderungsbereitschaft, ein hohes Maß an Überzeugungsarbeit und Umdenken in der täglichen Arbeitsweise. Wesentlich für die erfolgreiche Umsetzung ist die Vision des zu erreichenden Prozesses, um den Weg dorthin klar definieren zu können. Hier eignen sich diverse Werkzeuge wie beispielsweise das Process-Mapping (Darstellung einer „Prozesslandkarte“ und Workflows)

Bin ich ein Kern- oder ein Stützprozess?

Auch nach der Identifikation eines Prozesses gibt es weitere Kategorien in die Prozesse unterteilt werden können. Dies ist insofern sinvoll, als dass diese Unterscheidung Unternehmen dabei unterstützt, sich ein klares Bild über die wertschöpfenden Prozesse zu schaffen. Grundsätzlich erfolgt die Einteilung in drei Prozessarten:

  • Kernprozesse: Kernprozesse gelten als wertschöpfende Prozesse, welche gurndlegend zum Unternehmenserfolg beitragen. Sie sind am Unternehmenszweck orientiert und haben das Ziel, den mit dem Kunden vereinbarten Nutzen zu erreichen. Der Prozess setzt sich aus funktionsübergreifenden Aktivitäten zusammen und der Ablauf erfolgt nach definierten Auf- und Vorgaben.
  • Management- oder Führungsprozesse: Diese Gruppe umfasst die strategischen und unternehmersichen Geschäftsprozesse. Diese beinhalten Zielvorgaben, Handlungsanweisungen und Messegrößen, um die vorab definierten Kernprozesse steuern zu können.
  • Stützprozesse: beinhalten die Aufgaben und Aktivitäten, welche zur Unterstützung der Kernprozesse notwendig sind.

Je nach Prozessart unterscheidet sich in weitere Folge auch der Umgang mit dem jeweiligen Prozess, beispielsweise die Steuerungstiefe, die festgelegten Messgrößen oder auch Verbesserungsaktivitäten .

Problemlösung durch effizientes Prozessmanagement

Prozessmanagement forciert den Wertschöpfungsgedanken, indem Unternehmen sich über die eigenen Abläufe und Strukturen im Klaren sein müssen. Eine Analyse der festgelegten Kennzahlen führt dazu, Probleme schneller zu erkennen und Maßnahmen im Ablauf setzen zu können. Diese resultieren in einer Optimierung aller Wechselwirkungen, Klarheit an den Schnittstellen und letzten Endes zu erheblichen Kosteneinsparungen.

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