Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einer sich wandelnden Geschäftswelt

Willkommen zum Beitrag 1 von 5 unserer Reihe „CAQ done THE LEAN WAY“ – heute dreht sich alles um modernes Prozessmanagement. Erfahren Sie, wie Sie Flexibilität, Standardisierung und digitale Tools verbinden, um Effizienz in dynamischen Märkten zu sichern.

Prozessmanagement ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Es umfasst die Planung, Überwachung und systematische Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, um Effizienz und Qualität zu steigern. Oder in anderen Worten: Durch die Beseitigung von Reibungsverlusten kommt es zu einer Reduzierung von Durchlaufzeiten und Kosten, unnötige Schritte werden eliminiert und Ressourcen besser genutzt.

Durch die Standardisierung von Abläufen und die Einführung von Qualitätskontrollen können Fehler minimiert und damit die Kundenzufriedenheit erhöht werden. Darüber hinaus schafft eine klare Dokumentation und Visualisierung der Prozesse Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ihre Mitarbeiter wissen genau, welche Schritte notwendig sind und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ist es wichtig, flexibel und anpassungsfähig zu sein. Das Konzept des „Management der Unternehmensprozesse“ ermöglicht es ihnen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihre Abläufe entsprechend anzupassen. Dies kann durch die Einführung neuer Technologien und/oder die Umstrukturierung von Prozessen erfolgen. Prozessmanagement ist also ein fortlaufender, rollierender Prozess, der auf kontinuierliche Verbesserung abzielt.

Wesentliche Rollen bei der erfolgreichen Implementierung und Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Prozessmanagements spielen die Bereitstellung der prozessrelevanten Informationen, sowie die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter mit den Abläufen vertraut sind.

Im Dokumentenmanagement sorgen wir dafür, dass alle relevanten Informationen zentralisiert und strukturiert verwaltet werden und somit leicht zugänglich sind. Im Idealfall können diese Informationen direkt und interaktiv mit den Prozessen verknüpft werden, sodass jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Berechtigungsstufe ausschließlich auf aktuelle, freigegebene und versionierte Dokumente zugreift. Wir entwickeln also nicht nur unsere Prozesse, sondern auch die zugehörige Dokumentation fortlaufend weiter.

Der Qualifizierung der Mitarbeiter und dem unternehmensweiten Verständnis der Unternehmensprozesse und -abläufe widmet sich das Schulungsmanagement. Dieses sehr breite Thema reicht von der Definition von Qualifikationsanforderungen auf Ebene einzelner Organisationseinheiten, über Auswahl und Zuweisung von Mitarbeitern via Potentialanalyse, bis hin zur Schulung von Dokumenten wie Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen.

Softwaregestütztes Prozessmanagement THE LEAN WAY

Das modular aufgebaute Softwaresystem der CAQ AG unterstützt sie in all diesen Bereichen. Prozessmanagement wird nicht als Selbstzweck, sondern als integratives Element insbesondere in Verbindung mit zentralem Dokumentenmanagement und Schulungsmanagement verstanden.

Weitere Vorteile der Softwarelösung auf einen Blick:

Prozessmanagement:

• Abbildung interaktiver Prozesslandschaften
• Prozessablaufdiagramme durch integrierten KI-Assistenten
• Prozesslenkung & Kenntnisnahme
• Direkte Verknüpfung relevanter Dokumente
• Prozesse als Workflows starten
• Lückenlose Versionierung & Rückverfolgbarkeit

Dokumentenmanagement:

• ISO-konforme Dokumentenlenkung und -steuerung
• Durchgängige Dokumentenhistorie & Versionsverwaltung
• Veröffentlichung in browsergestützter Umgebung
• Hinzufügen und Einsehen mitgeltender Dokumente
• Zentrale, modulübergreifende Datenbank
• Austausch von Dokumenten mit Lieferanten und Kunden

Schulungsmanagement:

• Aktueller Status von Qualifikationen und Schulungsbedarf auf einen Klick
• Potentialanalysen
• Schulungserstellung und E-Learnings
• Erfüllung der Nachweispflicht und Rückverfolgbarkeit

Methode und Werkzeug kompetent verbinden

Die reine Anwendung einer neuen Software als Werkzeug im Qualitätsmanagement ist das Eine, das Verständnis der QM-Methoden und der Aufbau geeigneter Prozesse, Abläufe und zugehöriger Strukturen das Andere.

Die Kombination dieser beiden Themen ist, was ein erfolgreiches Implementierungsprojekt ausmacht. Neben diesen Faktoren gibt es aber noch weitere, die sich direkt auf den Verlauf vieler Implementierungsprojekte auswirken:

• fehlende Sicherheit und Knowhow im Umgang mit der Software
• Umfassende Prozessoptimierung parallel zur Implementierung
• Unstrukturiertes Projektmanagement aufgrund fehlender Erfahrung in entsprechenden Projekten

LEAN MC, als „Preferred Partner” im Quality Excellence Network der CAQ AG holt Sie genau hier ab.

Durch unsere jahrelange, branchenübergreifende Tätigkeit in allen Bereichen des Qualitätsmanagements und entlang der gesamten Aktivitätenkette – angefangen von der Produktentwicklung, über die Qualitätsarbeit im Serienbetrieb bis hin zur strukturierten Behandlung von Reklamationen – haben wir Expertenwissen aufgebaut, auf das Sie beim Aufbau Ihrer digitalen Lösung im Prozessmanagement zugreifen können.

Umfassende Kenntnis des Werkzeugs trifft auf ausgeprägte Methodenkompetenz und wird durch unsere Experten in strukturiertes Projektmanagement übersetzt, in dem Ihre unternehmensspezifischen Bedürfnisse an erster Stelle stehen.

Sie haben den ersten Teil unserer Reihe „CAQ THE LEAN WAY“ gelesen. Stöbern Sie gern in die nachfolgenden Beiträge zu Erstbemusterung, Prüfmittelmanagement, Reklamationsmanagement  und Auditmanagement – alle Themen im Überblick finden Sie rechts in der Navigation.