LEAN FERZeiht sich bei der Projektplanung keine Fehler!

Das Verringern der Komplexität ist das oberste Ziel im Projektmanagement. Als bewährte Methode hat sich dabei das Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP) erwiesen. Dessen Ziel ist eine phasenorientierte Darstellung der Leistungen, in Form eines Baumdiagramms. Zudem enthält er alle in einem Projekt zu erfüllenden Aufgaben, welche in Arbeitspakten abgebildet und zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse notwendig sind. Mit FERZ haben wir eine Methode entwickelt, die bei der Projektplanung und bei der Erstellung eines solchen Projektstrukturplans unterstützt.

Was bedeutet FERZ?

FERZ ist ein Akronym, das für die Kriterien Flughöhe halten, Erfahrungen einholen, Ruhe bewahren & Zeit nehmen steht. Schenkt man diesen Kriterien in der Projektplanung Beachtung, verringert sich die Gefahr einer unwirksamen Projektplanung und schafft die Basis für die weitere Ablauf-, Termin-, Kosten- & Ressourcenplanung.

Flughöhe halten: Eine große Herausforderung beim Erstellen eines Projektstrukturplans ist es den richtigen Detaillierungsgrad zu finden und dann auch zu halten. Dafür kann es hilfreich sein einen Ergebnisplan zu erstellen. Dabei werden (Teil-)Ergebnisse eines Projekts, die während der Projektdurchführung berücksichtigt werden, identifiziert. Sind die Ergebnisse strukturiert aufgelistet, können sie als Basis dienen, um einen phasenorientierten Projektstrukturplan aufzustellen, ohne sich dabei im Detail zu verlieren.

Erfahrungen einholen: Generell sollte ein PSP immer im Team entwickelt werden. Viele Ideen entwickeln sich besser, wenn man sie gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen betrachtet und deren Sichtweisen einholt. Vor allem bei der Planung der Dauer von einzelnen Phasen oder Arbeitspaketen können unterschiedliche Erfahrungen von Kolleginnen und Kollegen sehr hilfreich sein.

Ruhe bewahren: Es liegt im Wesen eines Projektes, dass sich Ziele im Verlauf ändern, Mitglieder das Team wechseln, Termine angepasst werden oder der Auftraggeber neue Anforderungen stellt. Daher braucht es eine gelassene Haltung bei den unsicheren und volatilen Rahmenbedingungen des Projektmanagements.

Zeit nehmen: Projektplanung brauch Zeit. Ein PSP muss nicht in einem Schritt endgültig fertiggestellt sein. Einen Projektplan nur mittelmäßig zu machen wäre Zeitverschwendung. Deshalb lieber eine Pause einlegen und mit gebührendem Abstand auf sein Werk zurückkommen, es überprüfen und bei Bedarf anpassen oder korrigieren.

„Gib mir 6 Stunden einen Baum zu fällen und ich werde die ersten 4 mit dem Schärfen der Axt verbringen“

Abraham Lincoln

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