Top-Down-Kommunikation

Kommunikationsfähigkeiten gehören in der Rolle als Berater oder Dienstleister zu den Grundvoraussetzungen. Fachbegriffe, Analysen, Erkenntnisse und Empfehlungen müssen so einfach und so schnell wie möglich vermittelt werden. Eine Möglichkeit dies zu erreichen ist die sogenannte Top-Down-Kommunikation.

Was ist die Top-Down-Kommunikation?

Die Top-Down-Kommunikation macht den Austausch im Geschäftsleben effizienter. Ziel ist es, dass alle Beteiligten in kürzester Zeit das Wichtigste über einen Sachverhalt erfahren. Möchte man seine Botschaft beim Gegenüber ankommen lassen und als glaubwürdiger Kommunikator wahrgenommen werden, empfehlen wir nach der Top-Down-Methode zu kommunizieren.

Wie wende ich die Top-Down-Kommunikation an?

Bei der Top-Down-Kommunikation steht immer das Ergebnis an der Spitze. Danach werden weitere Erkenntnisse erläutert. Es wird also zuerst die Schlussfolgerung dargelegt und dann, wenn der Gesprächspartner möchte bzw. die Zeit es zulässt, zu den Details übergegangen. Denn Führungskräfte sind beschäftigt und daher sollte jede Kommunikation präzise und strukturiert sein.

Die Spitze der Pyramide enthält das „Was“ und die nachfolgenden Ebenen das „Wie“. Die Führungskraft möchte die Kernessenz der Nachricht wissen. Ein Beispiel wie Top-Down-Kommunikation aussehen kann:

Ebene 1: Die jährlichen Produktionskosten können durch Prozessverbesserungen um 16% gesenkt werden.

Bei dieser Aussage handelt es sich um eine Schlussfolgerung. Statt eine Erzählung zu beginnen wie beispielsweise „Die letzten Wochen beschäftigte ich mit der Analyse der einzelnen Prozesse und habe mit unterschiedlichen Personen gesprochen, um die notwendigen Daten zu bekommen. Als ich dann die Daten analysierte …“, steht bei der Top-Down-Kommunikation der wichtigste Punkt an erster Stelle. Auf der nächsten Ebene können dann Empfehlungen folgen. Wenn notwendig, können auch diese in einer weiteren Ebene nochmals detaillierter beschrieben werden.

Ebene 2: Rationalisierung des Produktionsprozesses durch Aufzeigen von Verschwendung im Wertstrom und Verbesserung von Durchlaufzeiten.

Ebene 3: Überprüfen der aktuellen Prozesse auf Optimierungspotenzial und Erstellung einer Wertstromanalyse zur Identifizierung nicht erschöpfender Tätigkeiten.

Am Ende soll der Kunde wissen, was er tun soll und wie genau er dies tun kann, indem man die Ergebnisse zusammenfasst, statt den Prozess zu referieren. Trotz der klaren Struktur muss darauf geachtet werden Rückfragen zuzulassen und auf Fragen einzugehen. Denn trotz der stressigen und schnelllebigen Arbeitswelt ist es nicht verboten ein Gespräch entstehen zu lassen.